Verplaats jezelf altijd even in de rol van ontvangen van de e-mail die je zo gaat versturen en stel je jezelf dan de volgende vragen:
1: Waarom zou ik deze mail openen?
Zorg altijd voor een duidelijk onderwerp die specifiek is en waarbij de ontvangen direct weet waar het over gaat en wat er van hem/haar verwacht wordt.
2: Wie ben jij?
Wanneer je voor het eerst een e-mail naar iemand verstuurd is het belangrijk om de aandacht te leggen op een gemeenschappelijke interessen, kenmerk of link.
3: Wat wil je van mij?
Probeer een e-mail te gebruiken als startpunt voor het maken van een telefonische afspraak, een koffie-meeting of video-call.
4: Welk voordeel kan ik hier uit halen?
Wanneer je een e-mail verstuurt ben je opzoek naar informatie, een antwoord of advies. Bedenk dat de ontvangen zich zal afvragen wat hij of zij er aan heeft om te reageren op je e-mail. Zorg er dus voor dat je waarde toevoegt aan een e-mail.
5: Waardeer ik je email?
Zorg altijd voor minimale etiquette. Check op spelfouten, besteed aandacht aan een goede opmaak, simpel taalgebruik (KISS) en zorg voor een correcte afsluiting.