Algemene voorwaarden opstellen betekent dat je van tevoren vastlegt welke regels gelden bij jouw producten of diensten. Je beschrijft hierin de rechten en plichten van jou én je klant. Denk aan zaken als betaling, levering, aansprakelijkheid en annulering. Zo voorkom je misverstanden en ben je juridisch beter beschermd.
Hieronder lees je hoe je stap voor stap goede algemene voorwaarden opstelt.
Wat zijn algemene voorwaarden?
Algemene voorwaarden zijn standaardregels die van toepassing zijn op jouw overeenkomsten met klanten. Ze vormen geen aparte overeenkomst, maar horen bij je offerte, factuur of verkoopproces. Ze gelden alleen als je klant ze op tijd ontvangt en ermee instemt.
Waarom zijn algemene voorwaarden belangrijk?
- Ze zorgen voor duidelijkheid richting je klant
- Je bent beter juridisch beschermd
- Je voorkomt discussies achteraf
- Je komt professioneler over
- Bij conflicten heb je een sterkere positie
Wat moet er in algemene voorwaarden staan?
De inhoud hangt af van je type bedrijf, maar veel voorkomende onderdelen zijn:
1. Definities
Leg uit wat je bedoelt met termen als ‘klant’, ‘overeenkomst’ of ‘schriftelijk’.
2. Toepasselijkheid
Geef aan dat de voorwaarden van toepassing zijn op al je aanbiedingen en overeenkomsten.
3. Offertes en overeenkomsten
Wat is de geldigheidsduur van een offerte? Wanneer komt een overeenkomst tot stand?
4. Levering en uitvoering
Hoe en wanneer lever je? Wie is verantwoordelijk voor vertraging of fouten?
5. Prijzen en betaling
Wanneer factureer je? Wat is de betalingstermijn? Wat gebeurt er bij te late betaling?
6. Aansprakelijkheid
Wat gebeurt er bij schade of fouten? Beperk je aansprakelijkheid waar mogelijk.
7. Herroepingsrecht (bij consumenten)
Verkoop je aan particulieren? Dan moet je het herroepingsrecht (14 dagen bedenktijd) benoemen.
8. Overmacht
Wat gebeurt er bij onvoorziene omstandigheden, zoals ziekte of storingen?
9. Klachtenregeling
Hoe kunnen klanten een klacht indienen? Binnen welke termijn?
10. Toepasselijk recht en bevoegde rechter
Geef aan welk recht geldt (bijvoorbeeld Nederlands recht) en welke rechtbank bevoegd is bij een conflict.
Hoe stel je ze op?
- Bedenk welke situaties je wilt regelen
Denk aan alles wat mis kan gaan: te late betaling, annulering, aansprakelijkheid, enzovoort. - Gebruik een voorbeeld of generator
Op websites als kvk.nl of Thuiswinkel.org vind je voorbeeldteksten. - Pas de tekst aan op jouw bedrijf
Kopieer niet zomaar van een ander, maar schrijf of herschrijf op maat. - Laat het nakijken
Bij twijfel kun je een jurist laten controleren of alles klopt – vooral bij internationale handel of complexe diensten. - Stel ze beschikbaar aan je klant
Algemene voorwaarden zijn alleen geldig als je klant ze vóór of bij het afsluiten van de overeenkomst ontvangt. Voeg ze toe aan je offerte, bestelpagina of mail.
Conclusie: Hoe stel je algemene voorwaarden op?
Algemene voorwaarden zijn de spelregels van je bedrijf. Je legt er standaardafspraken in vast over levering, betaling, aansprakelijkheid en meer. Zo bescherm je jezelf en werk je professioneel. Zorg dat je voorwaarden op maat zijn geschreven, goed worden gecommuniceerd én voldoen aan de wettelijke eisen.