Als zzp’er moet je meestal btw afdragen via de Belastingdienst op je kwartaalaangifte btw. Gebruik je de kleineondernemersregeling, dan hoef je geen btw in rekening te brengen en draag je die dus ook niet af.
De hoofdregel is simpel: je rekent btw aan je klant, je geeft die aan in je aangifte en het verschil betaal je aan de Belastingdienst. Er zijn wel uitzonderingen, bijvoorbeeld bij vrijgestelde werkzaamheden of als je onder de KOR valt.
Hoe werkt btw afdragen als zzp’er?
Bij btw afdragen zzp draait het om het verschil tussen btw die je ontvangt en btw die je zelf hebt betaald. De btw die je aan klanten factureert, draag je af. Btw op zakelijke kosten mag je meestal aftrekken als voorbelasting.
Dat betekent in de praktijk dat je niet altijd het volledige bedrag aan ontvangen btw betaalt. Heb je in een kwartaal veel zakelijke uitgaven gedaan met btw, dan kan je af te dragen bedrag lager uitvallen. Soms krijg je zelfs geld terug.
Wanneer doe je kwartaalaangifte btw?
De meeste zzp’ers doen aangifte per kwartaal. De aangifte en betaling moeten binnen zijn op de laatste dag van de maand ná het kwartaal.
Dat betekent meestal:
- 31 april voor het eerste kwartaal
- 31 juli voor het tweede kwartaal
- 31 oktober voor het derde kwartaal
- 31 januari voor het vierde kwartaal
Vallen de uiterste data in een weekend of op een feestdag, dan schuift de deadline op. Controleer daarom altijd de actuele datum bij de Belastingdienst.
Welke btw-tarieven gebruik je?
In Nederland zijn er drie veelgebruikte btw-tarieven: 21%, 9% en 0%.
21% btw
Dit is het standaardtarief en geldt voor de meeste diensten en producten, zoals veel zakelijke diensten, elektronica en non-foodartikelen.
9% btw
Dit lagere tarief geldt voor bepaalde dagelijkse producten en diensten, zoals veel voedingsmiddelen, boeken en sommige werkzaamheden in een specifiek vakgebied.
0% btw
Bij het 0%-tarief reken je wel btw op papier, maar je brengt geen btw in rekening aan je klant. Dit komt onder meer voor bij bepaalde internationale leveringen of diensten. De regels hiervoor zijn strikter dan veel starters denken.
Wanneer hoef je geen btw af te dragen?
Je hoeft geen btw af te dragen als jouw werk btw-vrijgesteld is of als je de kleineondernemersregeling gebruikt. Dat zijn twee verschillende situaties.
Bij een vrijstelling breng je helemaal geen btw in rekening en kun je ook geen btw op kosten aftrekken. Dat komt bijvoorbeeld voor in bepaalde zorg-, onderwijs- of sportactiviteiten, afhankelijk van de precieze situatie.
Wat doet de kleineondernemersregeling?
De kleineondernemersregeling, vaak afgekort als KOR, is bedoeld voor ondernemers met een jaaromzet onder €20.000. Kies je voor de KOR, dan reken je geen btw aan je klanten en doe je geen btw-aangifte.
Dat klinkt eenvoudig, maar het heeft ook gevolgen. Je mag dan ook geen btw terugvragen over zakelijke kosten. Voor een zzp’er met weinig kosten kan dat gunstig zijn, maar bij investeringen kan het juist nadelig uitpakken.
Wanneer past de KOR wel of niet?
De KOR past vaak bij kleine, lokale of eenvoudige ondernemingen met weinig zakelijke uitgaven. Denk aan een coach die vooral tijd verkoopt en weinig materiaal nodig heeft.
Heb je juist veel kosten met btw, bijvoorbeeld voor apparatuur, voorraad of software, dan is de KOR minder aantrekkelijk. Je mist dan de btw-aftrek die je anders wel zou hebben.
Wanneer moet je maandelijks aangifte doen?
Maandelijkse btw-aangifte is niet de standaard voor zzp’ers, maar kan wel voorkomen als de Belastingdienst dat voorschrijft. Dat gebeurt meestal bij een bijzondere situatie, bijvoorbeeld als er risico is op betalingsproblemen of als je administratie daar aanleiding toe geeft.
In de praktijk doen de meeste zelfstandigen gewoon per kwartaal aangifte. Krijg je een afwijkend aangifteschema, dan staat dat in de brief of in je berichten van de Belastingdienst.
Welke fouten maken zzp’ers vaak bij btw afdragen?
Een veelgemaakte fout is btw te laat betalen. De aangifte kan dan wel kloppen, maar als de betaling na de deadline binnenkomt, kan je alsnog een boete of rente krijgen.
Andere fouten zijn:
- btw rekenen terwijl je in de KOR zit
- een fout tarief gebruiken op je factuur
- privé-uitgaven als zakelijke kosten opvoeren
- een vrijstelling of 0%-tarief verwarren met geen btw hoeven melden
Kort samengevat
Als zzp’er draag je meestal btw af per kwartaal, via de kwartaalaangifte btw. De aangifte en betaling moeten uiterlijk op de laatste dag van de maand na afloop van het kwartaal binnen zijn, tenzij de Belastingdienst je maandelijks laat aangifte doen.
Gebruik je de kleineondernemersregeling en blijf je onder €20.000 jaaromzet, dan hoef je geen btw af te dragen en geen btw-aangifte te doen. Voor de actuele regels en bedragen is de Belastingdienst altijd de beste bron.